Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und sonstiger anwendbarer Datenschutzvorschriften ist:

2. Datenschutzkontakt

Anfragen zur Datenverarbeitung und zur Ausübung von Betroffenenrechten richten Sie bitte an:

mesum@novarch.eu

3. Verarbeitete Daten, Zwecke und Rechtsgrundlagen

3.1 Kontaktanfragen und Serviceanfragen

Wenn Sie das Kontaktformular oder das Serviceanfrageformular nutzen, verarbeiten wir die folgenden Daten:

• Name (Pflichtfeld)
• E-Mail-Adresse (Pflichtfeld)
• Telefonnummer inkl. Landesvorwahl (optional)
• Unternehmen (optional)
• Art der angefragten Dienstleistung und Budgetrahmen (optional)
• Nachrichteninhalt

Zweck: Beantwortung von Anfragen, Erstellung von Angeboten und Durchführung vorvertraglicher Kommunikation.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) für Serviceanfragen; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen: Bearbeitung eingehender Anfragen) für allgemeine Kontaktanfragen.

3.2 Community- und Winter-Arc-Bewerbungen

Bei der Bewerbung für die NOVARCH Community oder das Winter-Arc-Programm verarbeiten wir die folgenden Daten:

• Vollständiger Name und E-Mail-Adresse (Pflichtfelder)
• Land und Stadt (optional)
• Telefonnummer inkl. Landesvorwahl (optional)
• Organisation und berufliche Rolle
• Beruflicher Hintergrund und Fähigkeiten
• LinkedIn- und Portfolio-URLs (optional)
• Interessen, Beitrag zur Community und Erwartungen
• Vorgeschlagene Gäste (optional, nur Winter Arc)
• Quellenangabe (wie Sie von NOVARCH erfahren haben)
• Einwilligung zu Marketingkommunikation (optional, explizite Checkbox)
• Einwilligung zur Foto- und Medienverwendung (optional, explizite Checkbox, nur Winter Arc)

Zweck: Verwaltung von Community-Mitgliedschaften und Veranstaltungsteilnahmen, Prüfung und Auswahl von Bewerberinnen und Bewerbern.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen) für die Bearbeitungsgrundlage; Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) für optionale Einwilligungen zu Marketing und Mediennutzung. Einwilligungen können jederzeit ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden (Kontakt: mesum@novarch.eu).

3.3 Zahlungsabwicklung

Für kostenpflichtige Dienstleistungen setzen wir Stripe Inc. als Zahlungsdienstleister ein. Stripe verarbeitet Zahlungsdaten (Karteninformationen oder Kontodaten) direkt; diese werden nicht an uns übertragen. Wir speichern ausschließlich die von Stripe bereitgestellten Bestätigungskennungen (Session-ID und Zahlungsintent-ID) sowie das Zahlungsdatum als Nachweis des Zahlungseingangs.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag). Stripe verarbeitet Daten in den USA. Datenschutzerklärung von Stripe: stripe.com/privacy

3.4 Transaktionale E-Mail-Kommunikation

Nach dem Absenden eines Formulars erhalten Sie eine automatische Eingangsbestätigung an die angegebene E-Mail-Adresse. Das NOVARCH-Team erhält gleichzeitig eine interne Benachrichtigung mit den für die Bearbeitung erforderlichen Daten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. E-Mails werden über Resend Inc. (USA) als Primärdienstleister versandt (mit SMTP-Fallback über einen gesonderten Mailserver).

3.5 Sicherheits- und Missbrauchsschutz

Zum Schutz der öffentlichen Formulare vor Spam, Bots und automatisierten Angriffen wenden wir folgende technische Maßnahmen an:

• Honeypot-Feld: Ein für Nutzerinnen und Nutzer unsichtbares Formularfeld; Absendungen mit ausgefülltem Feld werden verworfen und nicht gespeichert.
• Formulartoken: Ein per HMAC-SHA256 signierter, zeitlich begrenzter Token, der beim Laden der Seite ausgestellt und serverseitig geprüft wird (Gültigkeitsdauer: 1 Sekunde bis 2 Stunden).
• Anfragebegrenzung (Rate Limiting): Maximal 8 Formularübermittlungen pro IP-Adresse innerhalb von 15 Minuten. IP-Adressen werden vor der Speicherung mit SHA-256 gehasht; die Hashwerte werden nach Ablauf des Zeitfensters automatisch durch TTL-Mechanismus gelöscht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen: Schutz der Dienste vor Missbrauch, Gewährleistung der IT-Sicherheit und Betriebsstabilität).

3.6 Sprachpräferenz (lokaler Speicher)

Wenn Sie den Sprachumschalter (Deutsch/Englisch) auf der Website nutzen, speichern wir Ihre Sprachpräferenz im lokalen Speicher (localStorage) Ihres Browsers unter dem Schlüssel novarch_lang. Diese Information wird ausschließlich lokal auf Ihrem Gerät gespeichert, verlässt es nicht und wird nicht an Server übertragen. Sie dient dazu, Ihre Sprachwahl bei einem erneuten Besuch beizubehalten.

4. Google Translate Widget

Auf dieser Website ist das Google Translate Widget des Unternehmens Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA integriert. Das Widget wird erst aktiviert, wenn Sie den Sprachumschalter auf der Seite betätigen (keine automatische Aktivierung beim Seitenaufruf).

Bei Aktivierung wird ein Skript von translate.google.com geladen. Dabei werden die IP-Adresse Ihres Geräts sowie der Seiteninhalt an Google-Server in den USA übermittelt, um die Übersetzung durchzuführen. Google setzt außerdem ein Cookie mit der Bezeichnung googtrans in Ihrem Browser, um die gewählte Sprache zu speichern.

Die rechtliche Bewertung der Einwilligungserfordernis gemäß § 25 TDDDG für den durch Nutzeraktion ausgelösten Einsatz dieses Widgets wird derzeit durchgeführt und nach Abschluss in dieser Erklärung ergänzt. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Google finden Sie unter policies.google.com/privacy.

5. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Personenbezogene Daten werden nur an die folgenden Dienstleister weitergegeben, soweit dies für die Erbringung unserer Leistungen erforderlich ist. Alle Dienstleister sind vertraglich verpflichtet, Daten nur nach Weisung zu verarbeiten.

6. Internationale Datenübermittlungen

Einige der genannten Dienstleister verarbeiten Daten in den USA. Für diese Datenübermittlungen stützen wir uns, soweit anwendbar, auf das EU-US-Datenschutzrahmenwerk (EU-US Data Privacy Framework) und auf Standardvertragsklauseln (SCC) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO als geeignete Garantien.

7. Speicherdauer

• Sicherheits-Ratenbegrenzungsdaten (gehashte IPs): Automatische Löschung nach Ablauf des Zeitfensters (15 Minuten bis wenige Stunden) durch datenbankgestützten TTL-Mechanismus.
• Kontaktanfragen und Bewerbungsdaten: Werden so lange aufbewahrt, wie es für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist, es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungsfristen stehen einer Löschung entgegen.
• Zahlungsnachweise (Stripe-Kennungen und Zahlungsdatum): Aufbewahrung entsprechend den gesetzlichen Buchführungspflichten (in Deutschland i. d. R. 10 Jahre gemäß §§ 238, 257 HGB und § 147 AO).
• Einwilligungsnachweise: Aufbewahrung bis zum Widerruf der Einwilligung zuzüglich der zur Erfüllung der Nachweispflicht erforderlichen Zeit.
• localStorage-Eintrag novarch_lang: Verbleibt bis zur manuellen Löschung im Browser oder bis zur Löschung der Website-Daten durch die Nutzerin/den Nutzer.
• Google-Translate-Cookie googtrans: Wird durch Google gesetzt; Laufzeit gemäß Datenschutzrichtlinie von Google.

8. Ihre Datenschutzrechte

Als betroffene Person stehen Ihnen nach der DSGVO die folgenden Rechte zu:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen.
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.
• Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können unter bestimmten Voraussetzungen die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen, maschinenlesbaren Format erhalten, soweit die Verarbeitung auf Einwilligung oder Vertrag beruht.
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung widersprechen, die auf berechtigte Interessen gestützt wird. Wir werden die Verarbeitung dann einstellen, sofern keine zwingenden schutzwürdigen Gründe überwiegen.
• Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an mesum@novarch.eu.

9. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde einzureichen. Die für unseren Standort in Thüringen zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts oder Ihres Arbeitsplatzes wenden.

10. Cookies und lokaler Speicher

Wir setzen keine Analyse-, Tracking- oder Werbecookies ein. Technisch notwendige Session-Cookies des Webservers, die keine personenbezogenen Daten enthalten, werden in dieser Erklärung nicht gesondert aufgeführt.

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Änderungen der rechtlichen Anforderungen oder unserer Verarbeitungspraktiken zu aktualisieren. Die jeweils aktuelle Fassung ist stets unter dieser URL abrufbar. Das Datum der letzten Aktualisierung ist am Anfang des Dokuments angegeben.